Une fois les besoins et les objectifs définis, la prochaine étape va concerner la rédaction du projet. Ce dossier deviendra le principal média de votre initiative. Il est donc recommandé de prendre beaucoup de soin dans sa rédaction. Voici ce que doit contenir un dossier de présentation (certains thèmes peuvent devenir facultatifs en fonction de la nature des projets) :
La couverture :
Le titre de votre projet et vos coordonnées.
Le sommaire :
Un récapitulatif clair, simple et hiérarchisé du dossier avec la pagination.
La présentation du (des) porteur(s) de projet :
S’il s’agit d’un projet collectif, présentez les participants en indiquant :
- leurs responsabilités et leurs tâches (chargé de communication, responsable logistique) dans le projet
- leurs compétences et toutes les expériences constituant un atout pour le projet. Vous devez montrer l’image d’une équipe solide. Cela peut être un petit plus de faire un trombinoscope avec les photos de chacun des membres de l’équipe.
Le descriptif du projet :
- Expliquez en résumant l’opération
- Justifiez le nom
- Indiquez le lieu, la date et les conditions de déroulement.
- Précisez les objectifs visés, les moyens mis en œuvre. Cette introduction doit permettre à l’interlocuteur de se faire une idée globale de l’initiative.
La présentation détaillée de l'action :
C’est la partie la plus importante du dossier avec le plan de financement. Il doit apparaître :
- une étude précise de tous les besoins auxquels le projet renvoie
- le déroulement du projet avec des dates et des détails.
Elle répond à la faisabilité du projet et à sa pertinence.
Les moyens mis en oeuvre :
En cernant ceux-ci, vous démontrez à votre interlocuteur que vous avez tout envisagé. Veillez à discerner ceux que vous avez déjà obtenus de ceux en attente.
Les perspectives d’avenir et les prolongements envisagés:
Développement de l’activité, insertion professionnelle… Si vous souhaitez pérenniser votre action et créer votre propre emploi, même si ce n’est pas dans l’immédiat, c’est le moment de l’annoncer. Développez l’impact du projet à moyen terme.
Les partenaires :
Tous les partenaires, financiers, matériels, techniques doivent apparaître en fonction de l’état d’avancement du projet. Veillez à discerner les soutiens déjà obtenus de ceux en attente. Si vous débutez les démarches, citez les partenaires que vous comptez solliciter. Dans la partie suivante, vous trouverez une méthode pour y voir plus clair et vous faciliter la recherche de partenaires.
La communication autour du projet :
Quel est votre plan pour faire parler du projet ? Recensez tous les médias que vous souhaitez mobiliser (presse, radio, mailing, affichage…) et faîtes apparaître l’investissement dans le plan de financement.
Le plan de financement :
Un budget bien maîtrisé, bien adapté et réaliste est un gage de réussite auprès des partenaires potentiels. Aussi appelé budget prévisionnel, il est modulable à souhait, au fur et à mesure des partenariats qui se font et se défont. Il a pour but de récapituler toutes les dépenses et ressources nécessaires à l’élaboration du projet. Prenez du temps pour le finaliser car c’est la partie la plus lue par les personnes que vous solliciterez.
Quelques conseils :
- Toutes les dépenses doivent être prévues, chiffrées et justifiées. Vous pouvez joindre des devis correspondant aux dépenses les plus coûteuses.
- Mentionnez tous les partenariats, qu’ils soient matériels, logistiques ou financiers.
Les annexes :
Elles se placent en fin de dossier et font office de compléments d’information. C’est dans cette partie que figurent les lettres de soutien, de recommandation, voire de promesses de partenariats si le projet se concrétise (celle d’un centre culturel promettant d’accueillir votre exposition photo une fois celle-ci réalisée, par exemple). Choisissez les plus pertinentes. Si des articles de presse vous concernent (ou votre structure) en relation avec le projet, faîtes-les y figurer.
Le contact :
N’oubliez pas d’indiquer les coordonnées où vous êtes joignable, en dernière page et / ou sur la page de garde.
La présentation du dossier :
Dites-vous que pour que votre dossier soit au mieux parcouru par le lecteur, tout ce qui peut permettre d’accrocher son attention est le bienvenu. Il s’agit donc de travailler la forme autant que le contenu. Le format utilisé tout d’abord, est généralement de type A4 (21 x 29,7). Mais d’autres formats, plus originaux, peuvent s’adapter à l’esprit de votre projet.
Les clefs pour réussir :
- Misez sur l’originalité, bien que modérée, si vous exposez un projet artistique ; illustrez-le de photos, dessins, tout ce qui ce rapporte à votre art. C’est ainsi un bon moyen de donner un aperçu de ses aptitudes. Ayez bien à l’esprit qu’il n’existe pas de modèle de dossier-type. Sur le contenu, il est certes impératif de rédiger tous les éléments que l’on vient d’exposer, mais il convient avant tout de se démarquer et d’éviter un conformisme malvenu.
- Incluez des cartographies pour décrire votre itinéraire si vous devez voyager, inventez même un logo en rapport avec le projet.
- Trouvez un titre accrocheur, ou adoptez un slogan résumant à la fois l’esprit du projet et ses objectifs.
- Préférez une reliure, si votre budget le permet, avec une feuille de plastique transparente pour protéger votre page de couverture. Bien entendu, votre dossier doit être dactylographié impérativement. Évitez également les fautes d’orthographe, rédhibitoires chez certains lecteurs. Enfin le nombre de pages oscille en fonction de l’ampleur du projet. Une dizaine de pages paraissent suffisantes pour y faire figurer l’essentiel. Un interlocuteur intéressé vous contactera pour avoir de plus amples informations.
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